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Mejora de un stack tecnológico inadecuado, mediante soluciones personalizadas, para impulsar el negocio.
📄 RESUMEN EJECUTIVO
Un cliente enfrentaba limitaciones con su CRM actual, ya que no cubría sus necesidades operativas ni permitía una gestión eficiente de clientes, proveedores y oportunidades comerciales. Como resultado, el equipo recurría a múltiples herramientas externas para su trabajo diario, generando ineficiencias y falta de centralización en la información.
Este proyecto consistió en liderar la consultoría y migración de un sistema CRM para una pyme del sector financiero especializada en real estate.
El objetivo del proyecto fue implementar un CRM robusto y escalable que permitiera centralizar toda la información de clientes y operaciones comerciales, optimizar los procesos internos y facilitar el seguimiento de cada actividad. Se priorizó la selección de una solución que no solo respondiera a las necesidades actuales del negocio, sino que también ofreciera posibilidades de escalabilidad futura.
💼 ROL Y RESPONSABILIDADES
Como Consultor Senior y Project Manager, lideré todas las fases del proyecto, desde la selección tecnológica hasta la implementación y supervisión:
Scouting y selección del CRM ideal: Realicé un análisis comparativo de diferentes herramientas, considerando costes, funcionalidades, escalabilidad e integración. Evalué CRMs como Zoho, Odoo, SuiteCRM y Monday CRM, comparándolos con HubSpot y el CRM básico inicial.
Selección del partner implementador: Gestioné la búsqueda y selección del proveedor adecuado para la implementación, negociando costes y asegurando las mejores condiciones para el cliente.
Gestión del proyecto: Actué como enlace entre el cliente y el partner implementador, garantizando el cumplimiento de plazos y alcance. Supervisé cada fase, asegurando que las funcionalidades se alinearan con las necesidades reales del negocio.
Negociación de cambios en el alcance: Gestioné las expectativas del cliente, equilibrando demandas y necesidades reales, y asegurando que cualquier cambio en el alcance del proyecto tuviera un impacto positivo en el negocio.
🧑💻 TECNOLOGÍA Y METODOLOGÍA
1. Análisis de necesidades y scouting tecnológico
El proyecto comenzó con la recopilación de información sobre las necesidades operativas de la empresa. Partí de un documento previo que incluía entrevistas con todo el equipo para detectar necesidades diarias y validé esta información con el máximo responsable de operaciones para asegurar que todos los requisitos estuvieran correctamente definidos.
A partir de ahí, realicé un análisis comparativo de las principales soluciones CRM del mercado que se ajustaran a los requerimientos del cliente. El estudio incluyó criterios como funcionalidad, escalabilidad, coste, facilidad de uso e integración con otras herramientas.
2. Definición de la estrategia y selección del CRM
Tras el análisis, seleccioné el CRM que mejor se adaptaba a las necesidades del cliente en términos de costes, funcionalidades y potencial de crecimiento. Además, identifiqué y seleccioné al partner implementador, negociando los costes y estableciendo un cronograma de trabajo claro.
3. Gestión de la implementación y migración
El proceso de migración se llevó a cabo de forma faseada:
Fase 1: Prueba piloto con datos de muestra para asegurar que la migración fuera correcta.
Fase 2: Migración completa de todos los datos al nuevo CRM.
Fase 3: Transición total, eliminando el uso del CRM antiguo y consolidando el nuevo sistema como la herramienta central de trabajo.
Durante esta fase, supervisé y verifiqué cada paso, asegurando que la migración se realizara según lo planificado y resolviendo cualquier incidencia que surgiera en el proceso.
4. Metodología de gestión
El proyecto combinó metodologías Design Thinking para la identificación de necesidades y una gestión híbrida entre Waterfall y Agile:
Waterfall para las fases de análisis, selección tecnológica y planificación inicial.
Agile para la implementación y adaptación a los cambios, permitiendo iteraciones rápidas y ajustes en función de las necesidades emergentes.
📈 RESULTADOS Y CONCLUSIONES
El proyecto tuvo un impacto directo en la optimización de procesos y la reducción de costes:
Reducción de Costes
Se eliminaron herramientas innecesarias y se redujeron los costes de licencias tecnológicas, lo que representó un ahorro significativo para la empresa.
Optimización de Procesos Operativos
El nuevo CRM permitió una reducción del tiempo operativo, facilitando la gestión de datos y mejorando la eficiencia del equipo.
Mejora en el Seguimiento de Oportunidades de Negocio
La centralización de la información permitió un seguimiento más eficaz de las oportunidades comerciales abiertas, aumentando la capacidad del equipo para cerrar operaciones.
Automatización de Procesos y Comunicación
Se automatizaron procesos internos y la comunicación con los clientes, mejorando la productividad y la experiencia del cliente final.
Conclusiones y Aprendizajes Clave
Gestión de Expectativas del Cliente
El mayor desafío fue rebajar las expectativas y demandas de necesidades del cliente. Fue clave orientar y mostrarles la diferencia entre lo necesario y lo que podría suponer retrasos sin aportar valor al negocio.
Importancia de un Buen Scouting Tecnológico
Este proyecto me reforzó la importancia de realizar un scouting inicial exhaustivo, asegurando que las soluciones tecnológicas elegidas se alineen perfectamente con las necesidades reales del negocio.
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